POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Fundación Educación Popular en Salud (EPES)
Control documental
| Código | PUB-001 |
|---|---|
| Nombre del documento | Política de Tratamiento de Datos Personales |
| Versión | 1.3 |
| Fecha de emisión | 09 de octubre de 2026 |
| Responsable de elaboración | Responsable de Cumplimiento designado por Gerencia |
| Responsable de aprobación | DPO |
Historial de cambios
| Versión | Fecha | Descripción del cambio | Elaborado por |
|---|---|---|---|
| 1.1 | 10-09-2026 | Se incorpora identificación del Delegado de Protección de Datos Personales; se amplían las categorías de titulares, datos, finalidades, destinatarios y bases de legitimidad; se actualiza la descripción de medidas de seguridad y se incorporan los períodos de conservación conforme al RAT v2. | Equipo de cumplimiento normativo Ley N° 21.719 |
| 1.2 | 14-09-2026 | Se actualizan categorías de datos y bases de licitud conforme a INF-001; se ajusta el tratamiento de datos de salud; y se actualiza la información sobre flujos y transferencias internacionales conforme a INF-004. | Equipo de cumplimiento normativo Ley N° 21.719 |
| 1.3 | 09-10-2026 | Se actualiza la identificación del representante legal; se incorpora referencia expresa a la definición legal de datos personales sensibles; se aclara el alcance del diseño documental implementado en el marco de la Ley N° 21.719; y se precisa la referencia normativa aplicable a las transferencias internacionales de datos personales. | Equipo de cumplimiento normativo Ley N° 21.719 |
a) Identificación de la política
Esta es la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Fundación Educación Popular en Salud (EPES), versión 1.2, elaborada conforme a la Ley N° 19.628, en el texto fijado por la Ley N° 21.719.
b) Individualización del responsable
Responsable del tratamiento: Fundación Educación Popular en Salud (EPES).
Representante legal: Sonia Covarrubias Kindermann, Secretaria ejecutiva.
Delegado de protección de datos personales (DPO): Jorge Olivares Azócar.
c) Domicilio y canal de contacto
Domicilio: General Köerner 38, P. 30 Gran Avenida, El Bosque, Santiago.
Correo de contacto para materias de datos personales: epes@epes.cl.
Teléfono: (56-2) 2548 7617.
d) Categorías de datos, destinatarios, finalidades y bases de legitimidad
EPES trata datos personales de distintos grupos de titulares vinculados a sus actividades institucionales, entre ellos: participantes y postulantes de sus cursos y talleres; estudiantes y postulantes de la Escuela Internacional; trabajadoras/es; miembros de su Directorio; estudiantes en práctica; postulantes a empleos; donantes; personas de contacto vinculadas a sus actividades; personas entrevistadas o participantes de actividades y contenidos institucionales; y personas que puedan ser registradas por los sistemas de videovigilancia de sus instalaciones.
Las categorías de datos tratados pueden comprender, según corresponda a cada actividad: datos identificativos y de contacto; datos académicos y laborales; datos previsionales, bancarios y financieros; firmas; imagen y voz; información relacionada con la participación en capacitaciones y actividades; antecedentes de caracterización socioeconómica; y, únicamente en aquellos tratamientos en que corresponda, datos personales sensibles señalados por la datos personales sensibles señalados en el artículo 2 letra g) de la Ley N° 19.628, en el texto incorporado por la Ley N° 21.719. EPES trata además datos relativos a la salud en el contexto de la gestión de Recursos Humanos, incluyendo antecedentes asociados a licencias médicas y ausencias por motivos de salud. Conforme al diseño documental desarrollado en el marco de la implementación de la Ley 21.719, los formularios FOR-002, FOR-003 y FOR-007 no contemplan la recolección de datos relativos a la salud.
Las principales finalidades de tratamiento de datos comprenden la gestión y ejecución de proyectos educativos y actividades formativas; inscripción de participantes y postulantes; gestión de la Escuela Internacional; emisión y verificación de certificados; gestión de relaciones laborales, remuneraciones, finiquitos y evaluación de desempeño; gestión de prácticas profesionales; participación en licitaciones; evaluación de postulaciones laborales; gestión de donaciones; comunicaciones institucionales y difusión de cursos y actividades; elaboración y publicación de contenidos informativos y audiovisuales; gobierno y administración institucional; cumplimiento de obligaciones legales y de rendición de cuentas; conservación de determinados antecedentes con fines históricos de interés público; y protección de las personas e instalaciones mediante sistemas de videovigilancia.
EPES efectúa estos tratamientos de datos sobre la base de legitimidad que corresponda a cada caso, entre ellas: el consentimiento del titular; el cumplimiento de obligaciones legales; la celebración o ejecución de contratos o la adopción de medidas precontractuales solicitadas por el titular; y la satisfacción de intereses legítimos de EPES o de terceros, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular. Los datos personales sensibles se someten adicionalmente a las reglas especiales de los artículos 16 y siguientes, incluyendo el consentimiento expreso cuando corresponda o las excepciones legales aplicables. Los datos relativos a la salud se someten además al régimen especial del artículo 16 bis. Cuando corresponda, determinados datos podrán conservarse con fines históricos de interés público conforme al artículo 16 quinquies.
En los tratamientos de datos basados en interés legítimo, los intereses perseguidos por EPES comprenden, según corresponda: la coordinación y mantención de relaciones con personas vinculadas a sus actividades; la difusión de capacitaciones y actividades entre personas que han manifestado interés previo; la documentación y difusión de su labor institucional y educativa; la acreditación de la experiencia y competencias de su equipo en procesos de licitación; el adecuado gobierno y funcionamiento institucional; el mantenimiento de relaciones con donantes; el fomento de actividades internas de integración; y la seguridad de las personas y de las instalaciones de EPES.
Los datos personales podrán ser comunicados o cedidos, cuando exista una base de legitimidad que lo permita y resulte necesario para la finalidad correspondiente, a organismos públicos; entidades que financian o supervisan proyectos de EPES; organizaciones de cooperación; universidades y casas de estudio; entidades previsionales, de salud, tributarias, financieras o bancarias; entidades licitantes; y otros destinatarios vinculados a las actividades de EPES. Asimismo, determinados proveedores tecnológicos y de servicios podrán tratar datos personales por cuenta de EPES en calidad de encargados del tratamiento, sujetos a las condiciones contractuales y medidas de protección que correspondan.
Determinados datos e información institucional también pueden hacerse accesibles al público general cuando ello forme parte de la finalidad específica del tratamiento, como ocurre con certificados verificables, publicaciones institucionales, artículos, fotografías, videos y otros contenidos de difusión, aplicándose en cada caso la base de legitimidad y las condiciones correspondientes.
e) Medidas de seguridad
EPES ha definido y se encuentra implementando medidas técnicas y organizativas proporcionales a su tamaño y a la naturaleza de los datos que trata, incluyendo control de accesos por rol, cláusulas de confidencialidad para su personal, procedimientos de destrucción segura de soportes, y un plan de mejora continua de su infraestructura tecnológica actualmente en ejecución.
f) Derechos del titular
Todo titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo temporal de sus datos personales, escribiendo a epes@epes.cl o completando el formulario disponible para dicho efecto. EPES responde dentro de 30 días corridos desde la recepción de la solicitud, prorrogables por una sola vez hasta por 30 días corridos adicionales. Las solicitudes de bloqueo temporal se resuelven dentro de 2 días hábiles.
g) Derecho a recurrir a la Agencia
El titular que considere que sus derechos no han sido debidamente atendidos por EPES puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
h) Transferencias internacionales
EPES utiliza servicios tecnológicos que pueden implicar tratamiento o almacenamiento de datos personales fuera de Chile. En particular, utiliza Google Workspace for Nonprofits, respecto del cual la ubicación efectiva del tratamiento y las garantías jurídicas aplicables se encuentran sujetas a verificación conforme a la Ficha de Transferencias Internacionales (INF-004).
EPES recibe además determinados antecedentes personales desde entidades ubicadas en el extranjero, incluyendo información asociada a donaciones remitida por AHA (Action for Health in the America) y antecedentes de estudiantes nominados por entidades extranjeras para la Escuela Internacional.
Cuando EPES efectúe una transferencia internacional de datos personales, verificará previamente el cumplimiento de alguna de las condiciones establecidas en los artículos 27 y 28 de la Ley N° 19.628, en el texto incorporado por la Ley N° 21.719. Las medidas técnicas de seguridad utilizadas para transmitir los datos no sustituyen por sí solas las garantías jurídicas exigidas por la ley.
La identificación y evaluación de estos flujos se mantiene documentada en INF-004 y REG-007.
i) Período de conservación
EPES conserva los datos personales únicamente durante el período necesario para cumplir las finalidades que justifican su tratamiento, considerando la naturaleza de cada tratamiento, las obligaciones legales aplicables y los criterios internos de conservación definidos por la organización.
Los períodos de conservación actualmente definidos por EPES conforme a la Política de Conservación y Eliminación de Datos Personales (POL-002) y al Registro de Plazos de Conservación y Depuración (REG-005) son los siguientes:
| Tratamiento | Período de conservación |
|---|---|
| Directorio de EPES | Mientras la persona mantenga el cargo. |
| Sistema de certificados con código QR | Mientras el certificado deba mantenerse verificable. |
| Canal de YouTube institucional | Por tiempo indefinido, mientras los videos permanezcan publicados, sujeto a revisión de su vigencia. |
| Evaluación de desempeño del personal | Mientras dure la relación laboral. |
| Informe anual al Ministerio de Justicia | 6 años desde la fecha de presentación del informe. |
| Base de contactos general de EPES | Mientras exista una relación o interacción vigente; máximo 2 años desde la última interacción |
| Directorio histórico de contactos de monitoras de salud | Por tiempo indefinido, conforme al tratamiento con fines históricos establecido en el artículo 16 quinquies. |
| Cumpleaños del personal publicados en diario mural | Mientras dure la relación laboral. |
| Recepción de Donaciones | 6 años, conforme al criterio de conservación asociado a la obligación de acreditación tributaria. |
| Participantes del Proyecto de Migración | Mientras dure la participación, más 5 años, sujeto al convenio de financiamiento aplicable. |
| Participantes de Defensa de la Salud | Mientras dure la participación, más 5 años, sujeto al convenio de financiamiento aplicable. |
| Participantes del Proyecto de Violencia Basada en Género | Mientras dure la participación, más 5 años, sujeto al convenio de financiamiento aplicable. |
| Participantes del Proyecto de Alimentación | Mientras dure la participación, más 5 años, sujeto al convenio de financiamiento aplicable. |
| Participantes de Escuela Internacional | Mientras dure la participación, más 5 años. |
| Postulantes a Actividades del Proyecto de Migración | Hasta el cierre de la convocatoria. Los antecedentes de quienes no resulten seleccionados serán suprimidos conforme al procedimiento de conservación y eliminación vigente. |
| Postulantes a Actividades del Proyecto Defensa de la Salud | Hasta el cierre de la convocatoria. Los antecedentes de quienes no resulten seleccionados serán suprimidos conforme al procedimiento de conservación y eliminación vigente. |
| Postulantes a Actividades del Proyecto Violencia Basada en Género | Hasta el cierre de la convocatoria. Los antecedentes de quienes no resulten seleccionados serán suprimidos conforme al procedimiento de conservación y eliminación vigente. |
| Postulantes a Actividades del Proyecto Alimentación | Hasta el cierre de la convocatoria. Los antecedentes de quienes no resulten seleccionados serán suprimidos conforme al procedimiento de conservación y eliminación vigente. |
| Postulantes a la Escuela Internacional | Hasta el cierre de la convocatoria. Respecto de quienes resulten seleccionados, los datos se conservarán durante 5 años adicionales conforme al criterio definido para el programa. |
| Campañas de Marketing y Mailing | Mientras se mantenga vigente la base de datos que permite el tratamiento de estos y no se haya ejercido el derecho de oposición correspondiente. |
| Recursos Humanos | 6 años desde el término de la relación laboral. |
| Firmas de Asistencia a las actividades de los proyectos | Conforme al período de conservación establecido para el proyecto al cual se encuentren asociadas. |
| Estudiantes en Práctica | 2 años desde el término de la práctica. |
| Artículos de Periodismo | Su vigencia será revisada cada 3 años. |
| Remuneraciones y Finiquitos | 6 años desde el término de la relación laboral. |
| Licitaciones | Mientras la licitación se encuentre vigente y durante 5 años posteriores a su adjudicación o cierre. |
| Postulaciones espontáneas de empleo | 12 meses desde su recepción. |
| Fotografías de actividades comunitarias generales | Sin plazo fijo adicional mientras se mantenga vigente el archivo de fotográfico que legitima su tratamiento. |
| Cámaras de vigilancia perimetrales | 30 días. |
| Escuela Internacional — acervo histórico | Por tiempo indefinido, conforme al tratamiento con fines históricos establecido en el artículo 16 quinquies. |
Cumplido el período de conservación correspondiente, los datos personales serán suprimidos o anonimizados, salvo que exista una obligación legal, una finalidad histórica, estadística, científica o de investigación de interés público, u otra circunstancia prevista por la legislación que justifique su conservación por un período mayor.
La conservación y eliminación de los datos se realizará conforme a la Política de Conservación y Eliminación de Datos Personales (POL-002) y al procedimiento interno aplicable.
j) Fuente de los datos
Los datos personales tratados por EPES provienen, en general, directamente del propio titular. En determinados tratamientos de datos pueden provenir legítimamente de terceros. En particular, EPES recibe antecedentes básicos de estudiantes nominados por entidades de origen para la Escuela Internacional y antecedentes asociados a donaciones remitidos por AHA.
k) Derecho a retirar el consentimiento
Cuando el tratamiento de datos se funde en el consentimiento del titular, este puede retirarlo en cualquier momento, sin expresión de causa, por los mismos medios señalados en la letra f) de esta política.
l) Decisiones automatizadas
EPES no adopta decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado de datos personales que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a los titulares.
M) Revisión de la política
Esta política será revisada al menos una vez al año y de forma extraordinaria cuando se incorporen nuevos tratamientos de datos, cambien las finalidades o bases de licitud, se modifiquen las categorías de datos tratados, se produzcan cambios relevantes en los flujos internacionales o períodos de conservación, o cambie la normativa aplicable.
